ניהול כספים במיקור חוץ

כבעלי חברה קטנה כגדולה, אתם מכירים את המורכבות הקיימת בניהול כספי החברה. גם כשכל המספרים מונחים לפניך, לפעמים יש לך תחושה של חוסר שביעות רצון או חוסר הבנה לגבי המשמעויות של המספרים. אם אתם מרגישים שאתם צריכים גוף מנוסה בניהול כספים שיעמוד לצידכם, שילווה אותך בהחלטות כספיות משמעותיות וידאג לניהול תקין של הכספים בחברה, אתם מוזמנים לפנות אלינו. 
בחברות גדולות ישנו בד"כ חשב ומנהל כספים, אולם בחברות קטנות או בינוניות, התפקיד אינו דורש איוש במשרה מלאה ולכן, הפתרון החכם, הוא להיעזר עם איש מקצוע במיקור חוץ.

ניהול כספים בחברה – מה זה אומר למעשה?

ניהול כספים מקצועי הכרחי להצלחת כל חברה בכל תחום או ענף שהוא. ניהול כספים יעיל מוודא זמינות (תזרים חיובי) ויעילות פיננסית (רווחיות), להבטחת צמיחת החברה והשאת רווחים לבעלי העסק.
שירותי חשבות וניהול כספים במיקור חוץ כוללים את כל הפעילויות הכספיות של העסק, כגון תכנון התקציב, מעקב תקציב מול ביצוע, פיקוח על הנהלת החשבונות, ניהול תשלומים, התנהלות מול הבנקים, ניהול המט״ח, ניהול השקעות, בדיקות כדאיות וניהול הסיכונים הכספיים.

בין אם משרת מנהל הכספים מאוישת על ידי עובד שכיר במשרה מלאה, או על ידי מיקור חוץ, תחומי האחריות דומים. היקף שעות עבודתו של מנהל הכספים, משתנה מחברה לחברה, בהתאם להיקף הפעילות העסקית, מורכבות ניהול הכספים, מערכות המידע והתהליכים וכן ההרכב האנושי הקיים בחברה.
כאשר מנהל כספים חדש במיקור חוץ מתחיל לעבוד בחברה, משימתו הראשונה תהיה בדרך כלל לרתום את בעלי התפקידים שמולם הוא עובד, לשיתוף פעולה פורה והדוק. מנהל הכספים במיקור חוץ, גם אם הוא מוכשר ביותר, לא יוכל להצליח בתפקידו ללא עבודת צוות ותקשורת טובה מול כל הגורמים הרלוונטיים בחברה.
בתחילת תפקידו של מנהל כספים במיקור חוץ, הוא יידרש להבין את אופי הפעילות העסקית, הצרכים הכספיים של העסק ותכנון התקציב. שלב זה כולל את בחינת העלויות המתוכננות וגם את ההיערכות להוצאות הבלתי צפויות. ניהול תקציב קפדני מאפשר להימנע מהפתעות לא נעימות בתזרים המזומנים ולשמר את המשאבים הכספיים של העסק בצורה יעילה.
מעבר לניהול התקציב, מנהל כספים במיקור חוץ, צריך לוודא כי ניהול חשבונות מתבצע בצורה תקינה ויעילה. ניהול כספים במיקור חוץ, חשוב גם כדי למנוע נזקים כספיים ולאפשר קבלת החלטות נכונות נוכח מצבה הכספי האמיתי של החברה.

למנהל כספים במיקור חוץ נדרשת חשיבה אסטרטגית מחד ויכולת ירידה לפרטים מאידך. על מנהל הכספים להכיר את צרכי השוק ולתכנן את הפעולות הכספיות הנדרשות בחברה בכדי להשיג מטרות אלו. מנהל הכספים במיקור חוץ צריך להכיר היטב את דרישות המס השונות ולייעץ לדרג הניהולי בנושאי מיסוי ברמה הנדרשת לפי מורכבות העסק.
כדי להבטיח ניהול כספים אפקטיבי על ידי מנהל כספים במיקור חוץ, חשוב ליישם בחברה מערכות מידע מתקדמות, לרבות גישה מאובטחת מרחוק למערכת הכספים של החברה. דרישה זאת נכונה כמעט לכל חברה, אולם במקרה של עבודה עם מנהל כספים במיקור חוץ, זה חשוב אף יותר, היות וחלק מעבודתו נעשית מחוץ למשרדי החברה.

מנהל כספים הוא אחד מהתפקידים החשובים ביותר בכל חברה מצליחה. כמי שאחראי לפעילות הכספית, הוא צריך לדעת איך לנהל תקציב, לנהל תזרים מזומנים, להיות מיומן בפיקוח על הנהלת החשבונות, במיסוי, בניהול השקעות ועוד. לעיתים מנהל כספים חיצוני נדרש לעבוד גם מול עורכי דין וגורמים פיננסיים בארץ ובחו"ל כדי להבטיח שהפעילות הכספית של החברה עומדת בחוקים החלים על החברה. כמו כן הוא נדרש לפעול מול המערכת הבנקאית כדי להבטיח את צרכי האשראי של החברה.
מנהל כספים חיצוני נדרש לפעול במיומנות רבה כדי לנהל את הכספים של החברה באופן יעיל, במטרה למנוע הפסדים כספיים וכדי לשפר את רווחיות החברה. מנהל כספים צריך גם להיות יצירתי לצורך מציאת פתרונות מורכבים לבעיות הפיננסיות של החברה.

א. תקציב חזוי נערך בדרך כלל ברמת פירוט חודשית או רבעונית. התקציב נערך לשנה אחת קדימה לפחות.
ב. במידה וקיימים מרכזי רווח יש לערוך את התקציב על פיהם. 
ג. יש לבנות את התקציב בהתאמה למבנה ההוצאות וההכנסות בהנהלת החשבונות או להתאים את דרך רישומי הנהלת החשבונות למבנה התקציב כדי לערוך דוחות ביצוע בצורה יעילה ומהירה.
ד. יש לחלק הוצאות המשולמות אחת לשנה, לחודשים או רבעונים ולשקף אותם בתקציב מדי חודש או רבעון, גם אם לא הוצאו בפועל. למשל ביטוח עסק המשולם פעם בשנה, ירשם בחלקו היחסי מדי חודש, מאחר ואותו סעיף בתקציב "מנוצל" מדי חודש.

את הבדיקה לגבי עמידה בתקציב יש לבצע ברמה חודשית או רבעונית בדרכים הבאות:
א. יש לערוך את דוחות התקציב בהתאם לסעיפי הנהלת החשבונות ולבצע התאמה בסופו של התהליך למאזן הבוחן לאותה תקופה. כלומר דוח הביצוע צריך להיות תואם להנהלת החשבונות ואם יש הפרשים יש להסביר אותם בכדי לוודא שהדוח שלם ונכון.
א. יש להוסיף סעיפי ביצוע גם אם לא נרשמו בהנהלת החשבונות באותו חודש (כאשר מדובר בהוצאה המשולמת פעם בשנה כגון ביטוח). למשל ביטוח עסק המשולם פעם בשנה, ירשם בחלקו היחסי מדי חודש, מאחר ואותו סעיף בתקציב "מנוצל" מדי חודש.
ב. יש לערוך את דוח הביצוע רק לאחר "סגירת" החודש בהנהלת החשבונות ודיווח למוסדות עבור אותו חודש.
ג. דוח תקציב מול ביצוע יכול לחשוף ליקויים בהתנהלות החשבונאית של החברה ובין היתר: ליקויים ואיחורים בגביה, טעויות בחישוב המע"מ, הוצאות מיותרות ששולמו ועוד.
ד. יש להסביר את ההפרשים של הביצוע מול התקציב ובמידת הצורך להפיק לקחים לתקציב הבא או בניהול השוטף של העסק.

א. ניהול תזרים מזומנים הינו אחד התהליכים החשובים ביותר בעסק, אם לא החשוב שבהם.
ב. גם עסקים מצליחים ורווחיים יכולים להגיע למצב של חדלות פירעון אם הם לא מנהלים את תזרים המזומנים שלהם בצורה נכונה ושיטתית.
ג. ניהול תחזית תזרים מזומנים צריכה להתבצע בקורלציה עם מערכת הנהלת החשבונות של העסק בכדי להבטיח את העדכון המהיר והיעיל של התזרים.
ד. תזרים מזומנים מבוסס על התקציב אולם כולל בתוכו תנועות תזרימיות שאינן כלולות בתקציב, למשל השקעות בציוד, קבלת והחזרת הלוואות וכו'. מאידך, ישנן תנועות תקציביות שאינן באות לידי ביטוי בתזרים – למשל ביטוח המשולם פעם אחת בשנה ירשם בתקציב בחלק יחסי מדי חודש אולם בתזרים הוא ירשם רק בחודש התשלום.
ה. בחברות עם תזרים מזומנים "לחוץ", יש לנהל את התזרים ברמה פרטנית של שיקים ספציפיים, לקוחות ספציפיים וכו' וכן ברמת עדכון יומית.
ו. אם התזרים לא "לחוץ", אפשר לנהל אותו ברמה חודשית או שבועית.
ז. כדאי לנהל דוח הפרשים בין התקציב לתזרים כדי לוודא ששני הדוחות נכונים ושלמים.
ח. אפשר לנהל דוח תזרים מזומנים בתוכנת אקסל פשוטה או מורכבת (תלוי במקרה) או בתוכנות יעודיות לניהול תזרימי מזומנים.
ט. היתרון בניהול תזרים מזומנים באקסל הינו גמישות והתאמה מלאה של דוח תזרים המזומנים לתהליכי העבודה בחברה.
י. דוח תזרימי מזומנים נותן תמונה של התזרים אחורה (עד היום) וקדימה לתקופה של מספר חודשים.
יא. דוח תזרים מזומנים מסייע לאתר בעיות תזרים עתידיות ולהיערך מראש למציאת פתרונות כגון נטילת הלוואה נוספת, פריסת הלוואות קיימות, הגדלת מסגרת אשראי זמנית, פניה לאשראי חוץ בנקאי, גיוס משקיע, ניכיון שיקים, ביצוע פאקטורינג על חשבוניות ועוד.